一份成功的商业备忘录怎么写?澳洲MEMO格式、写作窍门及范例

作为一名商人,想要成功,就一定要跟员工们做好沟通交流,这是让各种工作有条不紊地运行的关键,这也就要求管理员要了解memo怎么写。业务备忘录的主要作用是让员工或客户对一个具体的情况或对一个事件的处理进度有所了解。备忘录中可能会对政策调整或价格的变化进行讨论,或说服同事们行动起来,如变更工作方式或通知举行会议等等。但是不管目的是什么,当商业备忘录把你所需要达到的目的与读者的想法连接在一起的时候,往往会达到事半功倍的效果。虽然有时候memo仅仅是一份老师布置的作业,但鉴于它的重要性,同学们也一定要对备忘录写作认真对待。不过,在动笔之前,先要弄清楚memo什么意思。在接下来的文章中,我们澳洲作业代写机构的小编会带大家了解备忘录怎么写,对澳洲备忘录格式、结构特征等问题进行讲解,同时也会对备忘录写作技巧进行分享并且会提供memo范文供大家参考!话不多说,让我们一起来了解一下吧!

澳洲memo什么意思

Memo什么意思?其作用是什么?

备忘录,即memorandum或memo,广泛用于传递信息以及商务内部交流。简洁、直接和易于浏览是备忘录的三大特点。与普通商务信函相比,备忘录不是那么正式,但它具有专业、简洁的这两大优势。业务备忘录的目的一般是明确问题并给出解决方案,有时候也会要求提供事实性的信息。

业务备忘录主要是针对繁忙的读者而设计的,内容一般较为简洁和直接,可以让读者一目了然。备忘录最基本的作用就是告知,但有时候也会有一些劝说或号召行动的元素。非正式和正式的沟通渠道在所有的公司都会有,非正式沟通渠道也叫小道消息,小道消息通常由谣言和闲言碎语构成。在小道消息中,会有各种谣言不断传播发酵,最后往往跟最初的消息会有天壤之别,消息的本质也就被彻底颠覆了。

那么要解决上面提到的这样的闹剧最有效的方法就是向公司的全部员工解释清楚具体的情况,以免出现谣言。举个简单的例子,如果公司员工担心削减预算,这时候就可以通过发送一份memo,向全体员工解释预算削减的合理性。如果公司想要让员工行动起来,也可以使用发布备忘录的方式。比如,Panasonic公司的高层有一次发布了一则声明,声明中要求全体员工需要购买至少价值1600美元的松下产品。公司的负责人也指出,如果全体员工都支持自己的公司,购买自己公司的产品,公司将会有很大的发展,相应的,员工也会从中获益。

Memo的标准结构是怎样的?

一份优秀的备忘录可以有效地把信息组织起来,可以起到便于读者理解的目的,同时也是实现作者目的最有效的方式。一个完整的备忘录由六个部分组成:

信头

备忘录信头的基本格式如下所示:

TO:主要接收者的职位名称和姓名

cc:抄送的人

FROM:发送者的职位名称和姓名

DATE:年、月、日

SUBJECT:简短且明确的备忘录主题

开头

Memo的开头部分需要将备忘录的情况和写作目的阐述清楚,让读者理解备忘录要说明什么问题。

情况:发送人要解决问题的情况和背景。这个部分要根据情况的复杂程度选择使用一个句子或是一段话。我们举一个例子:

It has come to my attention that many in the office have been spending time on the Google home page microgames.

该部分要简洁明了,只提供了读者最想看到的关键信息。

目的:目的陈述部分主要对写备忘录的原因进行解释,同时也将备忘录的其余部分引出来。这里主要信息一定要直接,下面是一个开头的例子,供同学们参考:

This memo is a reminder to use your work hours for work.

要给读者传递最重要的信息,不需要对每一个问题都详细描述,如果遇到备忘录太长的情况,可以加上部分标题从而让信息的结构更加完整。

总结

Memo的总结部分要在写完备忘录的主体部分之后再写。如果备忘录页数是一页或少于一页,摘要就没什么写的必要了。但是,如果在备忘录中已经对重要的问题或事件进行了描述或者详细分析,那么每一段都需要作一个简洁的总结,这样会让文章更具有可读性。

澳洲memo格式

讨论的段落

在对主题的基本内容充分陈述以后,在讨论部分可以把所有的细节、事实、数据和假设都列出来,从而作为你所讨论的观点的支撑。讨论的段落要求将自己的创造性和批判性思考的能力通过陈述自己想法的方式展示出来。陈述顺序要主次分明,优先陈述重要信息,无关紧要的信息放在最后再写,如果涉及到时间顺序,应该使用由远及近的方式来陈述。

结尾

在上文已经将所有与备忘录主题相关的信息提供给读者之后,最后结尾处要使用礼貌的方式来把自己的希冀写出来,让大家都能采取行动,同时将这些行动的益处也解释清楚。结尾部分可以这样写:

Please be sure to follow this new procedure.

有需要的话,可以加上:We can discuss my recommendations in greater detail at our next meeting…

或者:If you have questions about…, contact….

附件

提供与你所写的备忘录相关的文件或是补充信息,以便读者通过附件可以加深对备忘录中提到的事件或问题的理解,这里一定要避免将无关信息附在附件中。

澳洲备忘录格式要求

在使用备忘录与同事们沟通时,正确的格式是十分重要的。正确的备忘录格式可以帮助我们更有效地将信息传递给同事。Memo的基本格式都是相同的。但是,根据目的的不同,备忘录的类型也会有一定差距。备忘录可以用来确认请求、询问信息或号召行动。还可以通过发送备忘录的方式,向同事或其他相关人员就某个事件的进展发送报告等。

在上面的文章中,已经讨论过备忘录的写作结构方面的内容了,但是memo的写作格式还是要格外注意的。Memo的开头部分,双倍行距或是单倍行距都可以,并且要使用大写字母。值得一提的是,信头项目的顺序部分是可以改变的。具体要根据公司的相关要求来撰写,如果没有硬性的要求,那么一般最常见的就是使用双倍行距。

备忘录主体部分一般情况下选用单倍行距,段落之间有一定的空间,新段落无缩进。但是,如果备忘录篇幅较长且页数较多时,为提高可读性,可采用双倍行距。

澳洲memo怎么写:超实用的写作技巧

想写出更专业更有效的备忘录?可以参考我们下面提供的这些写作技巧。

受众的需要是在备忘录准备阶段首先要考虑到的。有些比较专业的缩略语或缩写可能只有管理层知道,公司的普通员工可能不是十分了解,备忘录的一大目的就是要将需要传递的信息广而告之,要避免出现歧义。

备忘录也作为公告,备忘录的发送者也是作为公司的代表。因此备忘录的语气要专业且正式,在一定情况下,由于反映公司的一些政策或程序,备忘录也会有一定的法律地位,比如备忘录中会对现有的或新的员工手册进行引用等。

通常在主题行中声明主题,主题要简洁明了。举个简单的例子,如果备忘录是要对某个节日举行庆祝仪式,在主题行中应该把具体的节日写清楚。比如:“Gala Christmas Party”而不是“holiday celebration”。

澳洲memo怎么写

直接和间接格式之间的转换也是一些书面商务交流常常会用到的,但备忘录要用直接的格式。备忘录的目的是明确宣布的。

Memo的语气一定要客观,因为他的目的是要将事实展示出来,因此要避免个人主观性并且不能带有个人的偏见或兴趣在里面。

在备忘录中,对想要通知的事情进行解释是必要的,但要把握好分寸。科学研究表明,读者在短时间内通常可以理解的原因不超过六七个。如果有必要引用更多的原因,可以将这些原因列入在附件。这样,备忘录信息就会简洁明了,读者也更便于理解。

Memo里还可以添加与主题内容相关的文件和数据,从而让读者更容易理解。例如,公司计划组织全体员工填写调查问卷,在备忘录中要把调查的目的解释清楚,同时对调查结果的影响也进行简单的说明,并声明相关的文件已经在备忘录中随附。

一定要避免出现打字、拼写或是其他错误。一旦备忘录中出现错误,备忘录的效力以及影响力都会被大大削减。在备忘录写完之后一定要仔细校对,可以通过大声朗读的方式或者给同事们检查的方式来检查备忘录,保证不出现这些低级错误。

澳洲Memo范文带评语

如果你需要向全体员工正式通知公司的内部业务,下面是我们提供的一个业务备忘录模板,供大家参考。

澳洲memo范文

信头部分:清楚地说明了此次的内容是“备忘录”,这样接收者一眼就可以了解收到了怎样的信函。在信头部分,也很清楚的写明了: 2020年9月10日是备忘录的时间,全体员工作为备忘录的接收者,产品开发部门的主管Jake Ryan是发送者,以及主题是某产品的发布。

开头部分:简单且清晰地对备忘录的目的进行了陈述。通过备忘录的形式通知全体员工,因为目前的测试结果和顾客的反馈,把某产品原定于12月20日发布的时间,推迟到2021年某月某日。

讨论部分:Memo范文的第二段对推迟产品发布时间的计划进行了详解。同时产品研发部门也表明了自己的态度。他们认为,在推迟期间,通过更多附加的测试可以让产品更安全更完美,而且会在未来提供优惠促销。

第三段对推迟产品发布时间的影响以及应对策略进行了说明。产品的推迟发布还会对该产品配额的销售代表产生一定的影响,公司也会采取一些行之有效的措施来减少负面影响。

结尾部分:在Memo范文的第四段中,发送人希望全体员工都可以对推迟产品发布时间这件事持客观且积极的态度,并坚信一切都会往好的方向发展。

一份有效且专业的备忘录可以确保公司内部工作有条不紊地顺利进行。不论是在公司还是在其他地方,写作方式往往也提现了个人的性格。没有头绪的备忘录会严重影响职业发展,导致难以引起上司重视。对商业精英们来说,沟通技巧往往比财务、营销和技术知识更重要。通过对澳洲memo格式和写作目的、结构等方面的了解,可以对memo怎么写有一个更加清晰的认识。通过阅读优秀的memo范文、掌握memo写作技巧,可以有效提高备忘录的专业性,也可以帮助你提高备忘录写作的水平。如果同学们对memo什么意思与备忘录怎么写,或者对澳洲备忘录格式有任何疑问,都可以随时与我们澳洲HD代写机构联系!我们澳洲作业代写机构靠谱专业,并且有高水平的专家为同学们解答各种问题!如果需要完成学校布置的各种作业和论文,也可以联系我们。我们澳洲HD代写机构的客服全天候24小时在线,还等什么,快来咨询吧! QQ:800825305